不定期ながら、Macをもっと活用しようということで、社内勉強会を開いています。思えば、Macだけを使ってビジネスをしようということでずっとやってきましたが、社員が増えるたびにMacを使ったことがありませんという人が多くなってきていて、今ではそっちの方が大勢を占めているという状況です。

今回は最近しっかりと使い始めるようになったGoogle Drive編です。厳密にいうならばMacの使い方ではないですが、今後文書共有や校正、表計算などは基本的にはこちらを使っていこうと思っているので、講師を招いての勉強会を開催しました。Google Driveを使うことでメリットとなりそうなのは下記の部分が大きいです。

・共同編集

やはりなんと言っても、複数人で同時編集が可能なのはとても魅力的です。エクセルなどを編集するとか、製品のテキスト文章を校正するだとかを通常のファイルで複数人が確認したり手を入れたりするということはこれまではできませんでしたが、Google Driveのスプレッドシートなどを活用することで可能になります。

・履歴管理

すべての変更箇所は履歴として保存されているので、簡単に戻してみて確認したりすることができます。これまではファイルが上書きされてしまうと元に戻せないため、バージョン違いのファイルをたくさん保存していました。しかし、それもどこを変更したのかは分からないため、管理が非常に大変でした。

・ファイル管理のしやすさ

私はMacにもiPhoneにもアプリを入れて同期させていますが、クラウドだけであったとしても、どんなデバイスからでも、そして特定のアプリを使わないで閲覧編集することができますので自分のマシンでなくても良いというのは非常に管理がしやすいです。たとえ自分のマシンが不調でも他のマシンですぐに作業できます。また、これまでは新規ファイルを作ってサーバーに保存したりメールに添付したりして、それに変更を加えたものをローカルに保存してまた他の誰かに送ったりという課程でどれが最新のファイルかわからなくなったりしてしまっていました。

・閲覧・編集のしやすさ

少し前述しましたが、ファイルサーバーにある文書を開くにはVPN接続していかないといけなかったり、ちょっと時間がかかります。iPhoneから簡単に閲覧できたり、極端に言えば店頭にあるマシンからもアクセスして閲覧・編集ができたりするので外出先でも問題ありません。

もちろん、もっといろいろなメリットはあるでしょうし、デメリットもあると思いますが、これらの理由から当社では活用していってみようということにしました。もっと面白い使い方、便利な使い方があれば教えてください。