先日の経費精算の流れから、その話題を周りでするようになって気付いたのは、割と経費精算のオープン化は実施されていないのだなと思ったので、少し書いてみようかなと思います。

当社は基本的にすべてを電子化しています。これは先日も書いたとおり、物理的に1ヶ所にまとめておくと参照しづらいということと、逆に検索性を上げていきたいということからです。そして、これは社内のファイルサーバーに保存されており、これは社内ではオープンになっています。
当社では私も含め、役員でも社員でもすべての経費精算はオープン化されています。実際には発行した請求書も受け取ったものも、ほとんどすべての文書が社内ではアクセスできるようになっています。

経費精算に絞ると、誰もが誰が何に経費を使っているのかがオープンになっているので参照することができるようになっています。そのため、私が出張する経費にどれくらいかかっているとか、誰と会って誰に交際費を使っているのかなどすべて分かるようになっています。周りに聞くとなかなかそういう取り組みをしているところがないようですが、隠す必要はないかなと思っています。

会社で不透明なことがあるのをなるべく無くしたいということで、自分が必要と思って経費を使っているわけですので、それがオープンになっても特に問題がないと考えているので、領収書の原本から経費精算の書類までもオープンにしています。これは私が前職で一社員として働いているときに気になっていたところでもあったので、自分がやるときにはオープンにしておこうと思っていたのです。

自分が社員だったときには、上司とか他の人が結構派手にお客さんに接待しているなぁ、と思っていたりして、でも、社内では経費削減とか通達がされていたりして、なんだかあんまり協力できるような気がしなかったりしていました。すべてオープンになっていると、私自身が一番経費を使うことが多いのですが、それが何に使われているかを見せることでやましいところもないし、必要だから使っているんだという気持ちの表れですから、社員にも胸を張っていられるわけです。

実際には、接待交際費はほとんど使っていないので、特に無駄に使っているということも感じることはないと思います。変なガジェットを買っていることが多かったりするのも、まずは新しいものを試してみて、そこに新しいものが潜んでいるのか、そこからなにかが生まれるのか、我々はそこに何かができるのか、などのための投資です。

オープンにして困ることがないということは、すべてオープンにして社員全員で会社を運営しているという意識を持ってもらえるならば、メリットこそあれ、デメリットは無いと考えています。