先日の私のか弱き声なき声が政府に届いたのでしょうか、政府が領収書を電子保管しておくことを「容認」することになるそうです。容認ということばは印象としては、本来はイヤだけれども受け入れるようなイメージなので、政府としては本当はあまりやって欲しくないのでしょうが、「なにか」に背中を押されて動かざるを得なかったのでしょう。そんな力のひとつに私がお役に立てたのであれば光栄です。

ただ、実のところこの件は残念ながら、先 日の悩みを解決することにはなりません。一般的には電子保管は経費精算を進める上では時間をさらに使うことになるからです。
もちろん、後々から見直すことが簡単にできることや、原本の方を今回の方針のように捨てられることができれば保管のコストを減らすことがあるのでメリットのある話ですし、この話は「そうしなければいけない」というわけではないので、昔ながらに処理をしたい会社はそのままでも良いわけです。

私の悩みが解消されないというのは、私は昔からそうしていた、ということなのです。私が起業するときの方針は極力 ペーパーレス化することで、そして電子化していくことでした。

これは起業時にはオフィスも存在しておらず、各自が自宅で作業をしていたということもあり、領収書に限らず紙として存在しているとそれを見るのに場所に縛られてしまうため、スキャンしてサーバーに保存しておけば、誰がどこにいても参照できるというメリットがあるからです。ちゃんと決まった法則通りに保存しておけば検索などでも簡単に見つけられることができるので、効率化にも繋がるということになります。

そのため、創業時はプリンター複合機で、途中で1枚1枚スキャンしていくのが辛くなってドキュメントスキャナーを導入して、これは今でもせっせとスキャンをしています。当社の場合、基本的にすべてのドキュメントはスキャンされてサーバーに保存されます。そして、請求書などの文書で保存が義務づけられているもの以外は処分します。書類が段々積まれていく人も、基本的には半年から1年見なかったものは捨てる、というようにしています。これにより、私も机の周りにほとんど紙が存在しない状態で仕事をすることができます。

というわけで、電子化してもOKという事柄が増えてくることはとても良いことだと思います。ただ、書いていて実際問題としてはいろいろと懸念点はあるなと思いましたので、それはまた次のエントリーで。