当社では、Googleドライブでファイルの作成・共有・保管をしています。元はサーバーでファイルを共有していたので、サーバーにあるデータをGoogleドライブに移行する作業からはじまりました。

ひとりではなかなか完了できず、結局全員に協力してもらって、ようやく移行が完了しました。Googleドライブはまだまだ整理の途中ですが、これまでに困ったことを備忘録的にまとめておきます。

Googleドライブには制限がある

トリニティではGoogle Businessというサービスを利用していて、保存容量が無制限です。しかし、「保存容量は無制限だから、何をどれだけ保存しても大丈夫！」と思い込んでいたのが、ひとつめの落とし穴でした。保存容量は無制限でも、実はいろいろな制限がありました。（2019.2.25 時点の上限）

• 1日に移動・保存できるデータ容量は1アカウント 750GB まで
• 1つのチームドライブに保存できるファイル数は 400,000個まで
• 1つのチームドライブに保存できる階層の上限は 20階層まで

よくよく調べてみると、実際に作業していた時期も同じ制限がありました。上限を知らず、データを移動させたら途中で動作が止まって、日を空けてみたら移動できたことや、日を空けても移動できないときは、階層を数えてみたら21階層目以降が移動できなかったりしたことも。

ファイル数は、当時調べ方が分からなかったので、新規でチームドライブフォルダを1つ作ったら移行できるようになりました。今となっては、「Googleのヘルプページをまずは確認してみよう！」と思いますが、当時は誰に何を聞けばいいのか、どこに情報が載っているのかを調べることができませんでした。

また、管理者のヘルプページにはユーザー版には載っていない大切なことが書いてあったりします。上記のチームドライブの制限も、管理者のヘルプページに載っていました。ネット上で、有志の方がファイルの上限数などを調べて上げているのを拝見して結構参考にさせていただいてはいるのですが、Googleのヘルプページは日々更新されているので、随時見られるのがベストだと思いました。

孤立したファイル問題

もうひとつ困っていることに、「孤立したファイル」が存在しているという問題が出てきました。

「孤立したファイル」とは、自分がオーナーのファイルを他のメンバーが削除したとき、完全には削除されず、保存場所なしの状態でオーナーのドライブのどこかに存在しているファイルです。そのファイルはマイドライブからは消えてしまって、どこにあるのかがわからなくなってしまっている状態です。しかし、該当ファイルを検索すると、きちんと検索結果に出てきます。

トリニティの場合、元々、ひとりのメンバーのマイドライブ内にフォルダを作って会社全体に共有し、その中に社員がおのおのフォルダを作ったり、ファイルを保存したりしていました。また、Googleドライブへのデータ移行と同時に、整理も行なっていました。その過程で、フォルダ内に保存されていたファイルが根こそぎ孤立してしまったのか…と推察しているところです。整理していた当時は、まったく気にしていませんでした。

他のメンバーが削除してしまったけれど、オーナーには必要なファイルということもありえますので、便利で必要な機能です。しかし、本当に必要なくて削除した場合、特にトリニティはマイドライブにあったデータもチームドライブに移動させたので、ファイルを探すと、チームドライブに保存してあるファイルと孤立したファイルが検索結果に上がってくるので厄介です。

Googleドライブの運用として、ファイルを探しやすくする、1分以内に探せるようにする、という目標を設定している中、この状態だと、どれが今、アクティブなファイルなのかを判断するのに、数秒とはいえ、余計な時間がかかってしまいます。

この件は、はじめ何が起こっているかわからなかったので、社内の管理者からGoogleに問い合わせてもらい、「孤立したファイル」になっていると思われると教えてもらいました。「孤立したファイル」で検索してみると、Googleの管理者ヘルプページに載っていました。

幸い、「孤立したファイル」を見つけ出す方法も記載されていました。Googleドライブの検索欄に「is:unorganized owner:me」と入力して検索すると、「孤立したファイル」が抽出されます。便利です。これで余計なファイルは削除できると思ったのもつかの間、「is:unorganized owner:me」で検索すると、私はサーバーエラーで検索不可能なことがわかりました。

はじめの1回は抽出されましたが、思い返せば、スクロールしてもスクロールしても、ファイルがどんどん表示されて…どれだけ「孤立したファイル」があるのかという状態。そうこうしているうちに、サーバーエラーしか表示されなくなりました。現在、Googleに問い合わせて、原因と解決策を調べてもらっているところです。

他の会社様やユーザーの方には参考にならない情報かもしれないのですが…。備忘録として載せさせてもらいました。

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