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2019.05.27
トリニティでは、Googleスプレッドシートを社内で共有して共同編集しています。共同編集は便利ですが、自分が編集したいデータだけを抽出するために、フィルタを設定してソートをかけてしまうと、他のメンバーが開いている表もソートがかかってしまって、見たいデータが見られなくなってしまいます。
しかし、Googleスプレッドシートのフィルタ表示機能を使うと、自分がフィルタでソートをかけても、他のメンバーのスプレッドシートにはソートがかかることなく、自分の編集したい箇所を変更することができます。
今回は、そんなGoogleスプレッドシートのフィルタ表示機能についてご紹介します。「みかんとりんごとメロンを仕入れたが、それぞれの単価が間違っていたので3人で修正する」というシチュエーションを想定してフィルタ表示機能を使います。
スプレッドシートには、みかん、りんご、メロンの単価・仕入れた数量・金額が入力されています。
単価はそれぞれ、
- みかん 100円
- りんご 200円
- メロン 300円
と入力されています。しかし、伝票に手書きされていた仕入単価の「6」が「0」に見えていて、本当の単価は、
- みかん 160円
- りんご 206円
- メロン 360円
であったため、3人で手分けして仕入単価を修正することにしました。一人はみかんの単価、二人目はりんごの単価、残りの一人はメロンの単価をそれぞれ修正します。
ここで、3人のうち誰かがフィルタをかけてデータを並び替えてしまうと、他のふたりは自分の修正すべきデータが見えなくなってしまうため、ひとりめの作業が終わるまで待たなければなりません。
みかんだけのデータを抽出すると、他のメンバーからもみかんのデータしか見えなくなってしまい、りんごやメロンの単価を変更することができません。
そこで、3人はそれぞれ、フィルタ表示機能を使って、単価を修正することにしました。
新しいフィルタ表示を作成する
まず、新しいフィルタ表示を作成します。スプレッドシートのメニューバーにある「データ」から「フィルタ表示 > 新しいフィルタ表示を作成」とたどってクリックします。
※フィルタをかけたい範囲をあらかじめ選択してから「新しいフィルタ表示を作成」に進むと、あとでフィルタの範囲を設定する必要がなくなります。
フィルタ名を付ける
「新しいフィルタ表示を作成」をクリックすると、行番号と列が黒く表示された画面に切り替わります。フィルタ名に「みかん」と入力します。名前は「みかん」ではなく、自分のわかりやすいもので問題ありません。
範囲を設定する
フィルタをかけたい範囲を入力します。範囲の一番左上のセルと範囲の一番右下のセルをコロン(:)でつなぎます。
例)
- フィルタをかけたい範囲の一番左上のセルは A1
- フィルタをかけたい範囲の一番右下のセルは E33
のとき、範囲には「A1:E33」と入力します。
※たとえば、表のタイトルがセル A1 に入っていて、3行目から仕入リストがある場合は、範囲を「A3:E35」とするのがいいと思います。
フィルタで条件を設定する
みかんのデータだけを抽出します。B列の「商品」にあるフィルタをクリックし、みかん以外の項目のチェックをすべて外してOKを押します。
みかんのデータが抽出されました。このとき、元のスプレッドシートはソートがかかっていない状態です。
データを編集・入力する
みかんの正しい単価「160」を入力します。
フィルタを閉じる
フィルタ表示画面の右上のバツ(×)ボタンを押すと、元のスプレッドシートに戻ります。
フィルタ表示画面で変更した単価が、元のスプレッドシートにも反映されています。
共同編集者が多いときに便利な機能なので、試してみてください。
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このブログを書いたスタッフ
経営企画
あさすけ
とてつもない悩み性であったが、この会社に入ってから「死なない! 大丈夫!」が合い言葉に。日々、色々な人に助けられながら元気に働いている。透き通った歌声の、トリニティの看板娘。
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