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Googleスプレッドシートでチェックリストを5分で作ってみる

2019.04.23

今回は、スプレッドシートでシンプルなチェックリストをつくる方法をまとめました。スプレッドシートの「データの入力規則…」と「条件付き書式…」を設定して、完了確認欄に「✓」を入れると、その項目の行全体がグレーに変わるチェックリストを作ります。やることを書き出すのに時間がかかるかもしれませんが、

  • 完了確認欄に「✓」を入れる仕組み(「データの入力規則…」の設定)
  • 完了確認欄に「✓」を入れると、その行がグレーになる仕組み(「条件付き書式…」の設定)

を作るのにさほど時間はかかりません。慣れれば本当に5分くらいの作業なので、気が向いたときに試してみてください。

つくりたいもの

完了確認欄に「✓」を入れると、その項目の行全体がグレーに変わるチェックリスト

作り方 5ステップ

  • チェックリストの枠を作る
  • チェックリストに内容を入力する
  • 完了確認の欄を作る(「データの入力規則…」を設定する)
  • 完了確認の欄に「✓」を入れたら、グレーになるようにする(「条件付き書式…」を設定する)
  • 仕上げ

作り方① チェックリストの枠を作る

まずは、新しくスプレッドシートを作成して、チェックリストの枠を作ります。私の場合、

  • やること
  • 完了期限
  • メモ

の3項目は必須で、実施する人が自分以外にいる場合は「担当者」欄を設けたり、やることが多岐にわたる場合は、やることの「カテゴリ」欄を作ります。項目を作るときは、項目の1列目より左は1列分空けておきます。

作り方② チェックリストに内容を入力する

次に、チェックリストのやること・期限を埋めていきます。何かメモしておきたいことがあれば、メモ欄も入力していきます。

作り方③ 完了確認の欄を作る – 「データの入力規則…」の設定

チェックリストのやることを埋めたら、先ほど空けておいた1列に、完了確認の「✓」欄を作ります。

「✓」を入力する仕組みは、いくつかあります。スプレッドシートには「チェックボックス」を入れられる機能があり、見た目がかなりよいのですが、スプレッドシートの動作が重たく感じることがあるので、私は使っていません。今回は「データの入力規則…」で仕組みを作っていきます。

まず、完了確認欄の一番上の列に、「✓」を入力します(セル:A1)。

次に、「✓」を入力した一つ下のセルから入力規則を設定します(セル:A2 より下)。スプレッドシートを作ると行数が1,000もあり、スクロールしすぎて作業しづらいこともあるので、ここで不要な行は削除してしまいます。

右クリックして「データの入力規則…」を選びます。

設定するためのウィンドウが開きますので、「セル範囲」を設定していきます。表のマークをクリックして、設定したい範囲をドラッグして選択し、OKを押します。直接入力することも可能です。

次に、「条件」を設定します。先ほどと同じく、表のマークをクリックして、設定したい範囲をクリックして選択し、OKを押します。直接入力することも可能です。

最後に保存ボタンを押して、「データの入力規則…」の設定は完了です。

これで、セルをクリックすると、プルダウンから「✓」が選べるようになりました。「✓」をクリックすると、セルに「✓」が入力されます。

作り方④ 「✓」を入れたら、グレーになるようにする – 「条件付き書式…」の設定

次に、完了確認欄に「✓」を入れたら、その項目が1行分グレーになるように設定します。

先ほどと同じく右クリックして、今度は「条件付き書式…」を選びます。

設定するためのウィンドウが開きますので、「範囲に適用」という欄を設定していきます。表のマークをクリックして、設定したい範囲をドラッグして選択し、OKを押します。直接入力することも可能です。

今回は、完了確認欄に「✓」を入れると、同じ行にある「やること」「完了期限」「メモ」もグレーになるように設定します。20行目まで同じ設定にするために、範囲は「A2:D20」とします。

次に、「書式ルール」を設定します。プルダウンから「カスタム数式」を選びます。

「カスタム数式」を選ぶと、「値または数式」という欄が新たに出現するので、=($A2=”✓”) と入力します。このA2の部分には、入力規則を設定した一番上のセルを入れます。たとえば、もし、完了確認欄を B 列に作って、B3〜B20 までに入力規則を設定していたら、「値または数式」という欄には=($B3=”✓”)と入力します。

最後に、「書式設定のスタイル」で背景色をグレーに設定して完了ボタンを押します。これで、すべての設定が完了です。

試しに、セル:A2 にプルダウンから「✓」を入れてみます。

「✓」を入れると、1行分がグレーになりました。間違って「✓」を選んでしまった場合は、いつもと同じように delete キーを押せば「✓」が削除され、背景色もグレーではなくなります。

作り方⑤ 仕上げ

最後に体裁を整えて完成です。

おさらいすると、作り方は下記の5ステップです。

  • チェックリストの枠を作る
  • チェックリストに内容を入力する
  • 完了確認の欄を作る(「データの入力規則…」を設定する)
  • 完了確認の欄に「✓」を入れたら、グレーになるようにする(「条件付き書式…」を設定する)
  • 仕上げ

すでにスプレッドシートでチェックリストやタスクリストなどがあれば、完了確認欄の列を追加して設定することも可能です。

慣れれば5分もかからない作業なので、お時間あるときに試してみてください。

このブログを書いたスタッフ

オペレーション

あさすけ

とてつもない悩み性であったが、この会社に入ってから「死なない! 大丈夫!」が合い言葉に。日々、色々な人に助けられながら元気に働いている。透き通った歌声の、トリニティの看板娘。

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