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時は金なり。スピード感のある仕事をするためのレスポンス基準とは。

2022.08.06

時は金なり、「Time is money.」という言葉はアメリカの政治家でもあるベンジャミンフランクリン氏(100ドル紙幣肖像の人)の言葉だということです。実際には直接的にこの言葉だけで発言したのではないのかもしれませんが、意味としては文章そのままで「時間がお金そのものだ」ということです。転じて、時間を大切にしないと機会損失(=お金を失うこと)をするという風にも解釈できます。

私は常々、ビジネスをしていく中で「スピードと情熱」ということを念頭に置いていますし、社内でも口が乾くほど(酸っぱくなることはあまりないので)伝えています。情熱については、それだけで三日三晩語れるほどの「情熱」があるので、別の機会に書きたいと思います。

今回はスピードについて書きます。

前述の通り、時間はお金ですから、無駄に使っては機会損失になります。同じ製品やサービスをリリースするとしても、早くリリースした方が売れる=お金を生み出す、遅くなったら売れない=機会損失となります。もちろん、そもそもまったく同じ製品というのはあまりないので、早いだけでビジネスで競り勝っていけるという保証はありませんが、基本的にはスピードが早い方が良いことは間違いありません。

私自身がスピードを意識してビジネスに取り組んでいるということもあって、社内でもスピードについては口うるさく伝えています。社外のパートナーの方々であっても、スピードが早い人は仕事ができると認識していますし、私自身の過去の経験からもそれが裏付けられていると思っています。

ただ、スピードというのが移動することと違って、時速何キロというような指標では測れないのが難しいところです。こちらとしては、もっと早くできるのではないかと思っていても、相手はスピード感を持ってやっているつもりだということがあります。

うろ覚えでソースをうまく探し当てられませんでしたが、過去に読んだApple CEOティムクック氏のエピソードがあります。

iPhoneの生産に技術的問題があり、このままでは販売に大きな影響を与えるということが発生していた時、中国の生産管理担当者がクパチーノのApple本社で状況と対策の説明をティムクック氏にしました。その報告を受けてから、次の話題になる時に同氏がその担当者に伝えた言葉は「報告が終わったのに、なぜまだここにいるのですか」でした。その担当者はそのまま空港へ向かい、中国へ飛んだそうです。それくらいのスピード感で動いていかないといけないわけです。

Photo by Carles Rabada

私もよく、なぜ今すぐ取り掛からないんだろうと思うことがしばしばあります。どこかの予備校講師のキャッチフレーズ「いつやるか? 今でしょ!」というのは私もよく使わせてもらっている言葉です。

スピード感あるビジネスに求めるレスポンスとは。

さて、ここからはもう少しミクロな話で、社内外の関係している方々へ向けて知っておいてもらえるといいなという話です。現在、ビジネスにおけるコミュニケーション手段としては下記のツールが挙げられます。これらを駆使して、さまざまなことを進めていきます。私がレスポンスを期待するスピード感が早いと思う順に並べています。

  1. 直接会話
  1. 電話
  1. メッセージ(iMessage/SMS)
  1. チャット
  1. メール
  1. グループウェア

直接会話

会話とは、直接的に目の前で話しかけるということです。これは完全にリアルタイムでのコミュニケーションとなります。相手が話しかけても良い状況かは理解した上で、話しかけているとすると、よっぽどなことがない限りリアルタイムで返事を期待します。実際、普通に考えて話しかけられてその場で答えるというのは当然のことですね。ただ、これは会社内であれば頻繁にあることでも、顧客や関係者とこのような接し方をするのはそれほど多くありません。

私たちは一部の例を除いて「モノ」を作っているので、それを見せるために対面で話し合うのがベストだと考えています。それは、デザインや質感、パッケージなど含めた世界観を相手に伝えるには、現在のテクノロジーではオンラインでは不可能だと考えているからです。その意味で、直接会話は一番大切にしているところです。

電話

電話をするというのは会話と同じように、繋がればリアルタイムのコミュニケーションとなりますので、レスポンスは即時されることになります。ただ、電話は相手の状況が分からないのにいきなりこちらが拘束するという手段ですから、あまり頻繁に使用するコミュニケーション手段ではありません。

直接会話と違うところとして、こちらも相手の状況が分からないけれども電話をかけているので出られないこともあるという認識でいるため、電車の中であろうと、会話したら他の人に迷惑がかかるところであろうと必ず電話に出なければいけないと思っていませんし、自分もその認識で対応します。

ただし、電話するほどのことだということを考えると、かなり緊急度が高いので、電話することができる状態になったらすぐに折り返しをかけて欲しいと思いますし、自分もそうしています。時間が夜遅くになってしまうというようなことや、別の手段(たとえばメッセージ・SMSなど)でやり取りが済んだということがない限りは比較的すぐにレスポンスがあるべきと認識しています。今ですと、iPhoneでもAndroidでも着信時にすぐに出られないことをメッセージで返信する仕組みがありますので、それを返しておくと良いと思います。

その上で、移動中などであれば1時間以内くらい、商談中などを加味しても2時間くらいでは折り返しの電話をもらえると期待しますし、私もそのようにします。

スピード感:1時間〜2時間(電話に出られなかった後の対応時間)

メッセージ(iMessage/SMS)

スマートフォンの電話回線に紐づくようなメッセージを想定しています。これはほとんどの場合、アプリを起動している、していないなどの状況に関わらず、スマートフォンに割り込んで通知がくるものになります。これも緊急度が高い場合にのみ使用する想定でいますので、スピード感を持って確認して返信をしてもらいたいし、こちらも優先的に対応するコミュニケーション手段という位置付けです。

基本的にはあんまりスレッドやトピックで管理して整理していけないので、確認事項や緊急系のやり取りをするだけで、これだけで始まりから終わりまで完結するようなことは想定していません。

メッセージの場合、電車などで移動している時にも返信をすることができますし、声を出すわけでもないので周りに迷惑をかけるようなことが少ないため、場合によっては電話よりも早くレスポンスをすることができると期待します。

スピード感:1時間〜2時間以内(基本的には数分以内のレスポンスを期待している)

チャット

当社では現在Skypeというグループチャットシステムを使って社内コミュニケーション、一部社外とのコミュニケーションを取っています。他にも中国とやりとりしていることが多いチームはWeChatだったり、アプリ開発などではSlackも一部使われていたりしますが、基本は同じことだと思います。

チャットは「テキストで話しかけている」という位置付けで、この後に紹介するようなツールよりも素早い対応を期待します。特に、社内でもまだ混同している人がいるので啓蒙活動を続けていく必要がありますが、チャットツールというのは一時的なやり取りのみを行なう目的と位置付けています。

日程の調整や、何かの確認事項をすぐにしたいとき、リマインド、ものすごく簡単な報告(たとえば到着報告)などのできる限り一問一答で終わるようなやりとりを想定しています。チャットツールで長い議論や後々にも残すべき内容をやり取りすべきではないと考えています。

その上で、簡単に返せる内容が多いという意味も含めて、すぐにレスポンスがあることを期待します。Skypeは未読・既読表示機能があり、リアクション機能もあるためある程度テキストで返信しなくても明示的に確認したということは伝えられますので、代替手段として使いつつもレスポンス自体はかなり早いことを期待します。

スピード感:1時間〜2時間以内(基本的には数分以内のレスポンスを期待している)

メール

別のトピックとしてメールの重要性については深く語りたいと思っています。私が考えているワークフローではメールは情報集約の中心であり、アクションの起点となります。ただし、内部ではメールによるやり取り自体は非推奨としています。次に出てくるグループウェアでのやり取りが基本となり、外部とのやりとりが入る時、それを転送で伝えたい時にだけ社内でも使います。

また、後述のグループウェアやGoogle Workspace(Gワーク)上のツール内でのコメントのやり取りやその他タスク管理などでもメール通知されてきますので、メールを処理することが仕事をこなしていく基本になっているので、その中で返信も組み込んでいけば自然に対応スピードは上がっていくと思います。メールの対応が遅い人はだいたいにおいてタスクの進行なども遅いという印象です。

当社ではメールのレスポンスというのは1営業日以内には必ずするということにしていますが、基本的には午前のメールは午後、午後のメールは翌日午前までを期待しています。メールの処理は受信トレイの管理も含めて仕事のスピードに直結するので、当社の評価制度にも組み込まれていますし、面談の際に受信トレイの運用を見せてもらうほどです。

ここまで紹介してきた他のツールと比べると、メールは比較的時間を取ってまとめるということができるツールなので、レスポンスもそこまで大至急ということではありません。ただ、社内外問わず、仕事のできる人のほとんどはメールであってもかなりレスポンスが早いです。未読メールが溜まっているということなどあり得ないです。

スピード感:8営業時間以内(午前のものは午後、午後のものは翌営業日午前)

グループウェア

当社ではPodioというグループウェアを使用しています。すべての情報はこのPodio内に集約していくというのが基本的な考え方です。上記で情報整理の窓口としてはメールになっていると書きましたが、そこで大事な情報、残しておく情報などには使いません。あくまで入口、窓口として一番幅が広いツールだということです。

すべての進行しているプロジェクトや議論するトピック、残しておく情報など含めて、本当に当社の情報すべてをPodioに集約していきたいと考えています。これにより、さまざまな場所に情報が散財してしまい、探したけれども見つからなかったが本当はこっちにあったというようなことを発生させないようにしたいのです。

Podioの役割は情報共有、議論、プロジェクト進行と大きく分けられます。それぞれにレスポンスのスピード感は異なり、情報共有は1営業日から3営業日くらい。議論は既読にするのは1営業日、メンションされたものはできる限りすぐに、遅くとも午前のものは午後、午後のものは翌営業日午前には返信。プロジェクト進行は基本的にはタスクが割り振られているので、タスクの期限を過ぎないことが条件です。

スピード感:用途によって異なる。それでも、早ければ早いのが良いのには変わらない。

軽く書き始めたものの、かなり長くなってしまいました。30分くらいで書こうと思っていたところが、2時間くらいかかってしまいました。。。

私は会話は当然として、電話・メッセージ・チャットはほぼリアルタイム、それ以降もほとんどのものは1時間以内に対応しています。メールの未読は以前にも記事にした通りなく、受信トレイにメールが残っているようなこともありません。このスピード感で仕事をこなしていくことができると、さまざまなことを早くやっていけると思います。

社内外問わず、スピード感を持って仕事をしていくために実施していきましょう。そして、これくらいのスピード感で一緒に仕事ができることを期待しています。

このブログを書いたスタッフ

プレジデント

ほっしぃ

音楽からMacの道に入り、そのままApple周辺機器を販売する会社を起業。その後、オリジナルブランド「Simplism」や「NuAns」ブランドを立ち上げ、デザインプロダクトやデジタルガジェットなど「自分が欲しい格好良いもの」を求め続ける。最近は「24時間365日のウェアラブルデバイス|weara(ウェアラ)」に力を注いでいる。

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